Blajaran: Pemrograman Komputer

Application Software – Database Consept (Konsep database)

Materi ini disusun untuk memenuhi Tugas Makul Pemrograman Komputer

Apa itu Database?

Database ( Basis Data ) merupakan Kumpulan dari suatu data yang tersimpan dan saling berhubungan satu sama lain tersimpan dalam suatu komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi maupun pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun yang akan datang. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan data berupa program, lembaranlembaran untuk entry (memasukkan) data, maupun laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan Database.

Penerapan database dalam suatu informasi disebut dengan Datebase Management System (DBMS).

Gambar diatas merupakan penjelasan umum tentang database sistem komputerisasi dan database sistem non komputerisasi (sekumpulan file yang terkumpul dalam cabinet).

Dalam suatu sistem database relasi, data yang tersimpan dalam DBMS mempunyai tingkatan-tingkatan, sebagai berikut :

• Karakter (Characters)

Merupakan bagian terkecil dalam database, dapat berupa karakter numerik (angka 0 s.d 9), huruf ( A - Z, a - z) ataupun karakter-karakter khusus, seperti *, &. %, # dan lain-lain.

• Field atau Attribute

Merupakan bagian dari record yang menunjukkan suatu item data yang sejenis, Misalnya : field nama, file NIM dan lain sebagainya. Setiap field harus mempunyai nama dan tipe data tertentu. Isi dari field di sebut Data Value. Dalam table database, field ini disebut juga kolom.

• Record atau Tupple

Tuple/Record adalah kumpulan data value dari attributee yang berkaitan sehingga dapat menjelaskan sebuah entity secara lengkap. Misal : Record entity mahasiswa adalah kumpulan data value dari field nobp, nama, jurusan dan alamat per-barisnya. Dalam tabel database, Record disebut juga baris.

• Table/Entity

Entity merupakan sesuatu yang dapat diidentifikasi dari suatu sistem database, bisa berupa objek, orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya akan disimpan di database. Misal. Pada sistem database akademik, yang menjadi entity adalah, mahasiswa, dosen, matakuliah dan lain-lain. Dalam aplikasi nantinya, penggunaan istilah Entity sering di samakan dengan istilah Tabel. (Entity = table). Disebut tabel, karena dalam merepresentasikan datanya di atur dalam bentuk baris dan kolom. Baris mewakili 1 record dan kolom mewakili 1 field. Dalam sistem database tradisional, entity/table ini disebut juga dengan file umum.

Beberapa diantara Software database atau DBMS ini diantaranya adalah Microsoft Access yang merupakan bagian dari Software Microsoft Office. DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada system computer. Selain tabel, sebuah file
database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lainnya diantaranya :

Objek Database dalam Microsoft Access

- TABLE: Tempat data mentah disimpan. Data disusun membentuk baris (disebut record) dan kolom (disebut field)

- FORM: Lembaran elektronik yang memudahkan pemakai untuk memasukkan, menampilkan, dan menganalisis data. Form biasanya terkait langsung dengan Table.

- QUERY: Proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang diinginkan yang akan ditampilkan/dicetak

- REPORT: Tampilan data dalam bentuk tercetak/tertulis. Dasar pembuatan Report adalah Table atau Query, dengan format yang disesuaikan keinginan pengguna.

- MACRO: Kumpulan beberapa perintah yang dapat dilakukan secara sekaligus dalam database. Digunakan untuk mengotomasi tugas-tugas yang sering dilakukan.

- MODUL: Sebuah unit pemrograman berbasis Visual Basic yang disesuaikan dengan sistem aplikasi Microsoft Access. Modul dibuat sebagai sebuah program buatan untuk keperluan khusus (taylor-made).

Memulai pembuatan database dengan Microsoft Access

Dalam Access ada 3 (tiga) cara untuk membuat database :
1. Membuat database baru, pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database.
2. Menggunakan database Wizard, pilihan yang digunakan adalah : Access database
Wizard, pages and projects.
3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat, pilihan yang digunakan adalah :
Open an existing file.

Proses Pembuatan Tabel
Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan dan mengelola data. Langkah yang harus dikerjakan adalah :
· Merancang table yang akan dibuat.
· Merancang struktur table seperti apa.
· Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinyaterpadu.

Query dan Report

Query adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan berbagai jalan yang berbeda. Query dapat juga digunakan sebagai sumber data (record source) untuk object form, report dan page. Dengan query, kita dapat mengolah data dalam banyak tabel menjadi satu informasi yang kita inginkan.

Hal penting yang harus diperhatikan adalah query tidak sama dengan table. Walaupun query dalam mode datasheet hampir sama tampilannya dengan table, namun query tidak dapat digunakan untuk menyimpan data sebagaimana table karena memang sumber data dari query adalah dari table. Jika sumber data dan structure table dimodifikasi, maka data dan structure query ikut berubah. Query dapat digunakan untuk menampilkan data yang didapat dari menggabungkan beberapa table menjadi satu tampilan datasheet. Salah satu keunggulan query adalah ia dapat menggunakan rumus atau formula yang terdapat didalam Access, serta dapat pula menggunakan fungsi buatan sendiri yang telah dibuat didalam macro dan module VBA.

Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data dalam bentuk laporan. Dengan report, kita menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan. Data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query. Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create report by using wizard.

Jenis-jenis Query

Didalam Microsoft Access, terdapat lima jenis query yang dapat dibuat, diantaranya:

- Select Queries, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling umum dan sering digunakan.

- Parameter Queries, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data criteria dan parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang meminta Anda untuk megisi data-data yang diperlukan, misalnya criteria ataupun nilai tertentu.

- Crosstab Queries, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah atas (sebagai judul kolom).

- Action Queries, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:

a. Delete Queries, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.

b. Update Queries, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu.

c. Append Queries, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan criteria tertentu.

d. Make-Table Queries, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih.

- SQL Queries, atau bisa juga disebut SQL specific queries adalah query yang dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query sebenarnya dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual (design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat membuatnya menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL queries ini dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:

a. Union Query, digunakan untuk menggabungkan beberapa field didalam beberapa table menjadi satu field.

b. Pass-through Query, digunakan untuk menjalankan query dengan sumber data dari ODBC database, seperti SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through query, kita dapat langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat dahulu link-table nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan stored procedures didalam SQL Server.

c. Data-definition Query, digunakan untuk membuat structure table tanpa datanya, dimana structure table ini kita sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula digunakan untuk menghapus, mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel. Dilihat dari cara kerjanya, query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam jenis action queries. Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara visual dan berhubungan dengan data secara langsung, dan data-definition query ini sebaliknya, maka ia dikelompokkan kedalam SQL Queries.

d. Subquery, yaitu query yang terdiri dari query lainnya, seperti dari select queries, action queries atau bahkan dari subquery lagi.

Pembuatan Query

Membuat query didalam Access bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

- Menggunakan fasilitas wizard

- Secara design view

- Menggunakan kode SQL

Dari semua jenis query sebagaimana yang sudah disebutkan pada pelajaran sebelumnya, kendatipun diantaranya dapat dilihat dan dibuat secara visual (mode design view), tetaplah query tersebut bekerja diatas kode-kode SQL. Jadi sangat penting bagi kita selain memahami pembuatan query ini secara wizard maupun design view, adalah mempelajari dan memahami kode-kode SQL yang dibuat secara otomatis didalamnya.